Regolamento
NORME GENERALI
PARTE PRIMA
Regolamento di funzionamento ed organizzazione
PARTE SECONDA
Regolamento di ammissione ed esclusione dei soci e versamento quote sociali
PARTE TERZA
Regolamento di funzionamento degli organi delle sezioni regionali
PARTE QUINTA
Regolamento rimborsi ed ospitalità
PARTE SESTA
Regolamento attività varie
PARTE SETTIMA
Disposizioni finali
NORME GENERALI
Art. 1 - Oggetto del regolamento.
Il presente Regolamento integra le norme che disciplinano l'organizzazione e il funzionamento della Società Italiana di Andrologia - S.I.A. e dei suoi organi e organismi, nonché i diritti e gli obblighi dei loro componenti, secondo le disposizioni legislative e statutarie vigenti in materia.
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Art. 2 – Interpretazione e finalità.
1. Il presente regolamento ha la funzione di dare attuazione alle norme statutarie, pertanto l’interpretazione dello stesso deve essere in linea con il contenuto dello Statuto.
2. In caso di questioni non disciplinate né dallo statuto né dal regolamento, in assenza di disposizioni legislative afferenti le associazioni e le specifiche previsioni per le società medico-scientifiche, si applicano ove compatibili, le norme relative alle società di capitali.
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PARTE PRIMA
Regolamento di funzionamento ed organizzazione
Art. 3 - Assemblea dei soci
Convocazione
L’avviso di convocazione di cui all’art. 8 dello statuto deve essere inoltrato agli associati con le forme idonee (es.: raccomandata r.r., telegramma, e.mail, fax o comunque altre modalità equipollenti) stabilite di volta in volta dal C.E..
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Art. 4 - Consiglio delle Sezioni Regionali (C.S.R.)
Elezione e riunioni
Per il rinnovo del C.S.R. le nuove candidature dei coordinatori regionali dovranno essere presentate, nelle singole sezioni, almeno 60 giorni prima della data prevista per le elezioni del Comitato Esecutivo. Il C.S.R. si riunisce almeno due volte all’anno, ed una di queste due volte deve cadere un mese prima del Congresso Nazionale o di quello delle Sezioni Regionali. Le riunioni del C.S.R. sono presiedute dal Presidente della S.I.A., o in caso di sua assenza o impedimento, dal Segretario; questi ultimi due non hanno in questa sede diritto di voto.
Il consiglio è regolarmente costituito con la presenza di almeno la metà più uno dei suoi componenti e delibera, con voto palese, a maggioranza semplice dei votanti. In caso di parità di voto sarà determinante il voto del coordinatore delle sezioni. Il Segretario è tenuto a redigere un apposito verbale delle deliberazioni del C.S.R.. Tutti i soci hanno diritto di prenderne visione o di estrarne copia a proprie spese. Contro le deliberazioni del C.S.R. può essere proposta impugnazione per motivi di legittimità o di merito da almeno un quinto dei soci. L’atto di impugnazione deve essere inviato al coordinatore delle sezioni, prima della scadenza del suo mandato, il quale provvederà ad inoltrarlo tempestivamente al Collegio dei probiviri per la risoluzione della controversia.
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Art. 5 – Comitato Esecutivo (C.E.)
1. Riunioni del C.E.
Il C.E. si riunisce almeno due volte l’anno di cui una per l’organizzazione del Congresso Nazionale. Le riunioni del C.E. sono presiedute dal Presidente o in sua assenza o impedimento dal Segretario. Le riunioni del C.E. sono valide con la presenza di almeno 4 (quattro) dei suoi componenti. Il Comitato Esecutivo delibera, con voto palese, a maggioranza semplice dei votanti. In caso di parità sarà determinante il voto del Presidente. Il Presidente della Commissione Scientifica può partecipare alle riunioni su convocazione del C.E. senza diritto di voto. Il Segretario è tenuto a redigere un apposito verbale delle deliberazioni del C.E.
Nello svolgimento delle proprie funzioni il C.E. avrà autonomia decisionale ed autonomia nella gestione economica.
2. Elezione del Comitato Esecutivo (C.E.)
I soci ordinari che intendono proporre la propria candidatura, devono far pervenire apposita domanda, indirizzata al Presidente, presso la segreteria della S.I.A. almeno trenta giorni prima della data prevista per le votazioni. Nella domanda deve essere specificato il ruolo, che deve essere unico, per il quale intendono proporsi e, nel caso di candidato alla presidenza questi dovrà anche indicare i candidati per il ruolo di Segretario e Tesoriere, nonché il programma societario che si intende realizzare. Il C.E. vaglia l’ammissibilità della candidatura e qualora ritenga il candidato non idoneo, ne specifica per iscritto le motivazioni, comunicandole tempestivamente all’interessato, e durante la seduta amministrativa, all’assemblea.
Il Segretario provvede, all’inizio del Congresso Nazionale ad affiggere presso la segreteria congressuale l’elenco dei candidati in ordine alfabetico suddivisi per i rispettivi ruoli, singoli o di gruppo (Presidente, Tesoriere e Segretario). Liste di schieramento non sono permesse quale espressione ufficiale della S.I.A.. Eventuali liste di schieramento non potranno essere affisse nella segreteria né nel seggio elettorale.
I candidati alla presidenza S.I.A. sono invitati a commentare ai soci il proprio programma, in un tempo non superiore a 10 minuti, nell’apposito spazio congressuale. I soci hanno facoltà di richiedere delucidazioni ed esprimere dichiarazioni di voto in un tempo non eccedente 3 minuti per ciascun intervento.
Il Presidente in carica ha comunque la facoltà, a suo insindacabile giudizio, di limitare, prolungare o concludere la discussione.
Ai sensi dell’art. 8 dello statuto hanno diritto di voto i soci onorari ed i soci ordinari in regola con il pagamento delle quote sociali; quest’ultimi hanno la possibilità di regolarizzare la propria posizione amministrativa fino a 15 (quindici) giorni prima dell’A.G.O..
La segreteria S.I.A. predispone idonei locali, che fungano da seggio elettorale.
I componenti del seggio elettorale sono il Presidente del seggio, funzione svolta da uno dei probiviri, e due scrutatori scelti tra i soci nella seduta di presentazione dei programmi elettorali. La segreteria coadiuva il Presidente del seggio, fornendogli assistenza, in particolare verificando l’identità e l’idoneità del singolo socio ad esercitare il diritto di voto e consegnandogli un certificato per ottenere la scheda di votazione in sede di seggio.
Ogni socio, che desidera esercitare il diritto di voto, dopo identificazione tramite documento di identità o conoscenza personale, riceve una scheda, idoneamente predisposta, per esprimere le proprie preferenze.
Il seggio elettorale viene aperto per le votazioni, appena terminata la discussione sui programmi dei candidati al nuovo Comitato Esecutivo, fino ad una ora prima dell’A.G.O.. Lo spoglio delle schede viene effettuato subito dopo la chiusura del seggio elettorale. Il Presidente del seggio stila la graduatoria finale, indicando i voti di ciascun candidato, e l’elenco degli eletti, che viene comunicato al Segretario del Comitato Esecutivo uscente, ed ai soci tramite affissione presso la segreteria congressuale.
Ciascun candidato eletto dovrà entro 15 giorni inviare lettera di dimissione al C.S.R. (qualora eventualmente ne dovesse far parte), così come da altre eventuali cariche sociali nell’ambito della S.I.A. e/o in altre società od associazioni scientifiche nazionali (escluse le Onlus). L’obbligo di dimissioni non sussiste in caso di cariche concomitanti in altre associazioni scientifiche internazionali.
3. Criteri determinazione quote sociali
Il criterio di determinazione delle quote sociali sarà individuato di volta in volta dal C.E..
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Art. 6 - Comitati e commissioni
Il C.E., ai sensi dell’art. 11 dello statuto nomina i membri delle commissioni e/o i comitati, o gli esperti di settore che ritiene utili per le necessità della società ed è sua facoltà poter revocare l’incarico ai singoli membri delle commissioni e/o comitati.
I componenti ed il coordinatore di ciascun comitato vengono nominati dal C.E. e si avvalgono della segreteria della S.I.A. per la parte organizzativa ed amministrativa.
Tali comitati o esperti saranno all’uopo consultati dal C.E. e dalla Commissione Scientifica in occasione del Congresso Nazionale per le questioni di loro competenza.
Il loro parere, che deve essere riportato a verbale, non è tuttavia vincolante per le decisioni della Commissione Scientifica e del C.E.
Quando lo ritenga necessario, il C.E. convoca i comitati che parteciperanno alla seduta del C.E. per quanto di loro competenza, senza diritto di voto.
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PARTE SECONDA
Regolamento di ammissione ed esclusione dei soci e versamento quote sociali
Art. 7 - Ammissione ed esclusione dei soci
1. La domanda di ammissione come socio ordinario o aggregato, corredata di firma di due soci ordinari, dovrà essere indirizzata al Presidente della Società; il Comitato Esecutivo delibera con la maggioranza dei componenti l’ammissione dei nuovi soci. Ogni socio ordinario deve essere in regola con le norme previste dall’art. 19 dello Statuto ed, in caso di richiesta da parte del C.E., deve presentare la documentazione idonea attestante i requisiti necessari per l’ammissione.
2. I soci ordinari sono tenuti al pagamento della rispettiva quota sociale annuale, che dovrà essere versata alla Società entro il 31 marzo di ogni anno, ed in ogni caso non oltre i 15 (quindici) giorni prima dell’A.G.O., onde poter esercitare diritto di voto.
Entro la stessa suddetta scadenza anche i soci aggregati sono tenuti al pagamento della quota sociale annuale.
I soci che per tre anni consecutivi, ancorché sollecitati non abbiano versato la quota sociale, vengono considerati dimissionari e la perdita della qualifica di socio dovrà essere ratificata con apposita delibera del C.E.. Per gravi e giustificati motivi quali ad esempio indegnità, morosità o grave inosservanza delle norme statutarie e regolamentari, e sentito l’interessato, il collegio dei probiviri potrà proporre la radiazione di un socio al C.E., che potrà deliberare tale provvedimento purché la decisione sia stata presa all’unanimità.
I soci che altresì intendano dimettersi possono farlo in qualsiasi momento indirizzando una lettera di dimissioni al Presidente della società. La perdita della qualifica di socio per qualsivoglia motivo, ivi compreso il venir meno dei requisiti soggettivi di cui allo statuto, è automaticamente causa di decadenza dalle cariche sociali.
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PARTE TERZA
Regolamento di funzionamento degli organi delle sezioni regionali
Art. 8 – Assemblea di sezione regionale
1. Convocazione
L’assemblea di sezione regionale viene convocata in via ordinaria almeno una volta l’anno dal coordinatore di sezione o in via straordinaria su istanza motivata di almeno tre quinti del Consiglio di Coordinazione di Sezione (C.C.S.) o di un quinto dei soci della sezione. L'avviso di convocazione deve essere inviato ai soci da parte del coordinatore di sezione almeno sessanta giorni prima con le stesse caratteristiche e modalità stabilite per la convocazione dell’A.G.O..
2. Costituzione
L’assemblea ordinaria di sezione regionale è validamente costituita con la presenza di almeno la metà più uno degli aventi diritto in prima convocazione, ed in seconda convocazione qualunque sia il numero dei soci intervenuti. Ogni socio può rappresentare per delega scritta non più di un socio. La delega, che è valida tanto per la prima che per la seconda convocazione, deve indicare espressamente il nome del rappresentante e del rappresentato. L’assemblea delibera a maggioranza semplice dei votanti. Le votazioni avvengono con le medesime modalità previste per l’A.G.O.. L’assemblea convocata in via straordinaria è validamente costituita e delibera con le medesime modalità previste nell’art. 8 dello statuto per l’assemblea straordinaria dei soci S.I.A.
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Art. 9 - Consiglio di coordinazione di sezione (C.C.S.)
Elezioni e candidature del C.C.S.
La candidatura da parte di ciascun socio in regola, nel rispettivo ruolo in cui intende presentarsi, dovrà essere inviata al coordinatore in carica almeno trenta giorni prima dell’assemblea di sezione. L’assemblea di sezione nella quale avranno luogo le votazioni per l’elezione del nuovo C.C.S. dovrà tenersi almeno trenta giorni prima dell’A.G.O. nella quale avrà luogo la votazione per l’elezione del C.E.. Nel corso dell’assemblea verrà esposto prima delle operazioni di voto, a cura del Segretario del C.C.S., l’elenco dei candidati nelle rispettive cariche. Le operazioni di voto sono segrete. Ciascun votante, munito di documento di riconoscimento valido, ritirerà la scheda di voto nella quale potrà indicare cinque preferenze tra i candidati propostisi, e provvederà a riconsegnarla alla segreteria elettorale. Saranno considerati eletti i cinque soci che nell’ordine avranno ottenuto il maggior numero di preferenze rispetto agli altri nelle rispettive cariche in cui si sono candidati. Il Segretario uscente provvederà a notificare per scritto ai soci eletti ed alla segreteria S.I.A. il risultato delle votazioni e il numero delle preferenze ottenute dai candidati. Qualora uno dei componenti sia dimissionario o permanentemente impossibilitato a partecipare alle sedute (grave invalidità, morte, ecc.) del Consiglio di Coordinazione di Sezione viene sostituito dal primo dei candidati non eletti disponibile a tale incarico. In caso di dimissioni o impossibilità del Segretario, il Coordinatore assume ad interim tale incarico fino alla scadenza del mandato. In caso di dimissioni o impossibilità a tempo indeterminato del Coordinatore si procederà ad elezione del nuovo C.C.S..
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PARTE QUARTA
Regolamento dei congressi e temi scientifici
Art. 10 - Congresso Nazionale
1. Presidente e sede del Congresso Nazionale
Tutti i soci aventi diritto di voto in regola con i doveri societari possono presentare candidatura per la presidenza del Congresso Nazionale successivo indicando contestualmente la sede. Tale candidatura va presentata per scritto al Presidente della S.I.A. almeno quindici giorni prima dello svolgimento dell’A.G.O. annuale. Il Presidente della S.I.A. comunicherà all’assemblea dei soci le candidature ricevute e le sedi congressuali proposte. Sarà compito dell’A.G.O. scegliere la sede ed il Presidente del Congresso Nazionale.
2. Frequenza e durata del Congresso Nazionale
Il Congresso Nazionale S.I.A. avrà cadenza biennale.
Il congresso avrà una durata di un minimo di 2 ad un massimo di 3 giorni oltre quello dedicato alla seduta inaugurale. In coordinazione con la Commissione Scientifica e quella per la Formazione, eventuali corsi di aggiornamento potranno essere organizzati per il giorno precedente o quello successivo al congresso.
3. Sede, struttura e temi del Congresso Nazionale
La strutturazione del congresso verrà proposta dalla Commissione Scientifica ed approvata dal C.E.. Per l’occasione il Presidente eletto del congresso entra a far parte della Commissione Scientifica. Il format del congresso dovrà comunque prevedere:
- la cerimonia inaugurale
- la seduta di presentazione dei programmi dei candidati alla presidenza - nell’anno in cui sono previste le elezioni del nuovo C.E. - programmata nella prima giornata dei lavori. Al termine di detta seduta verrà aperto il seggio elettorale.
- l’assemblea generale ordinaria dei soci
- il programma scientifico
- un programma sociale per soci ed accompagnatori.
I temi del congresso saranno scelti dall’A.G.O. tra le proposte presentate dai soci presso il desk S.I.A. in sede congressuale almeno 1 giorno prima dell’A.G.O..
4. Programma scientifico
Una volta selezionati i temi del congresso, che non potrà in nessun caso essere monotematico, la Commissione Scientifica, in collaborazione con il Presidente del congresso, sottoporrà all’approvazione del C.E. le nomine dei relatori, moderatori, partecipanti a tavole rotonde e panel discussion. La Commissione Scientifica potrà interpellare, preventivamente alle proprie scelte, gli eventuali esperti di settore o commissioni già nominati dal C.E., il cui parere però sarà non vincolante. La Commissione Scientifica ha autonomia decisionale sulla accettazione dei contributi scientifici inviati e stabilirà in debito anticipo la deadline per l’invio degli abstract da parte degli autori.
L’autore che presenta il contributo scientifico accettato dovrà risultare iscritto al congresso. La mancata iscrizione comporterà l’impossibilità di presentare il contributo.
5. Attività sociali, allestimenti di aree espositive e premi speciali
Le attività sociali saranno proposte dal Presidente del congresso e dovranno ottenere la approvazione del C.E. L’organizzazione delle attività sociali sarà curata dalla S.I.A. in collaborazione con il comitato organizzatore i cui membri così come per la segreteria scientifica saranno nominati dal Presidente del congresso. Le attività sociali dovranno essere organizzate in modo da non essere di ostacolo alla partecipazione dei soci ai lavori congressuali; a tal fine si dovrà anche operare affinché le colazioni di lavoro siano tali da consentire il rispetto dell’orario dei lavori congressuali.
Nella sede congressuale si dovrà tenere conto della predisposizione di apposita ed adeguata area per l’eventuale esposizione di stand, apparecchiature e strumentario medico-chirurgico, per editoria scientifica, per presidi farmaceutici ed affini.
La Commissione Scientifica potrà istituire dei premi speciali per i migliori contributi scientifici anche in funzione di proposte provenienti dagli sponsors. L’attribuzione di tali premi speciali sarà curata dalla Commissione Scientifica che a sua discrezione potrà istituire, un mese prima dello svolgimento del congresso, una commissione apposita per la scelta dei vincitori.
6. Copertura economica
Tutte le attività scientifiche, sociali ed organizzative in genere, indicate nei precedenti punti, così come quelle menzionate nei successivi articoli, dovranno comunque essere compatibili con la relativa copertura economica indicata nel bilancio di previsione.
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Art. 11 – Congresso Nazionale delle Sezioni Regionali
Il Congresso delle Sezioni Regionali dovrà essere monotematico ed il tema trattato dovrà, almeno in parte, essere svolto con carattere di ricerca scientifica, clinica o sperimentale originale.
La scelta della Sezione che organizzerà il Congresso delle Sezioni Regionali avverrà per turnazione mediante sorteggio.
La Sezione organizzatrice designata sceglierà la città sede del Congresso tra quelle città che non siano state designate ad ospitare il Congresso Nazionale nelle due edizioni precedenti. La sezione organizzatrice comunicherà la sede congressuale prescelta nel corso dell’A.G.O. del Congresso delle Sezioni Regionali precedente.
La votazione del tema dovrà avvenire nel corso dell’A.G.O. del Congresso delle Sezioni Regionali precedente.
La sezione incaricata può svolgere lo studio di ricerca in collaborazione con altre sezioni e potrà coinvolgere un centro andrologico qualificato al di fuori del territorio nazionale. La sezione organizzatrice deve produrre con cadenza regolare (quadrimestrale – semestrale) il resoconto dei progressi della sperimentazione alla Commissione Scientifica, la quale riferirà di volta in volta al C.E..
Su indicazione del C.E. la Commissione Scientifica potrà apportare modifiche alla strutturazione del congresso qualora lo ritenga necessario per il migliore svolgimento dello stesso in accordo con gli organizzatori. I responsabili del congresso restano sempre gli organizzatori e potranno avvalersi, qualora lo ritengano utile, dell’apporto scientifico di commissioni già nominate o di esperti di settore anche se appartenenti ad una sezione regionale diversa.
Nell’ambito del congresso delle sezioni regionali sono previsti, così come per il nazionale:
- la cerimonia inaugurale
- un programma scientifico
- l’assemblea generale ordinaria
- il programma sociale per soci ed accompagnatori
- apposita ed adeguata area per l’eventuale esposizione di stands, apparecchiature e strumentario medico-chirurgico, per editoria scientifica, per presidi farmaceutici ed affini.
Norma transitoria dell’art. 11
Nel 2006, nell’ambito del sorteggio della prima turnazione, verranno escluse le quattro sezioni che avranno organizzato un Congresso delle Sezioni Regionali, o che avranno ospitato il Congresso Nazionale S.I.A., nel quadriennio immediatamente precedente, e la sezione che ospiterà il Congresso Nazionale nel 2007.
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PARTE QUINTA
Regolamento rimborsi ed ospitalità
Art. 12 – Rimborsi ed ospitalità
1. Rimborsi
Hanno diritto al rimborso delle spese sostenute i membri del C.E., del C.S.R. e delle commissioni che partecipino alle riunioni, limitatamente alle spese di viaggio regolarmente documentate; le spese di pernottamento sono rimborsabili solo in casi di forza maggiore che impediscano l’arrivo ed il ritorno al proprio domicilio nella giornata stessa della riunione.
2. Ospitalità
I Presidenti dei congressi nazionali possono usufruire di una somma messa a disposizione dal C.E. della S.I.A. per invitare ospiti e/o personalità di prestigio, per la caratterizzazione del programma sociale, per gadget personali. Tali spese debbono obbligatoriamente essere documentate dal Presidente del congresso.
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PARTE SESTA
Regolamento attività varie
Art. 13 – Attività varie
1. Borse di studio e premi.
Il C.E. assegna borse di studio o premi su indicazione o sentito il parere della Commissione Scientifica.
2. Patrocini.
Il patrocinio della S.I.A. viene concesso dal C.E. solo ad incontri scientifici di chiara levatura, sentito il parere della Commissione Scientifica. Le domande devono pervenire al C.E. almeno tre mesi prima della data della manifestazione.
3. Biblioteca o videoteca sociale.
La Commissione Scientifica si fa carico, coadiuvata dalla segreteria S.I.A., di curare la realizzazione e l’attività di un centro di documentazione andrologica, a disposizione dei soci interessati.
4. Altre attività.
Atteso che la gestione e la connaturata responsabilità della Società è demandata al C.E., tutte le attività scientifiche, di formazione, sociali ed organizzative indicate e/o non specificamente previste nei precedenti articoli, ma che impegnino in qualsiasi modo la Società, ancorché promosse a livello territoriale, oltre alla preventiva compatibilità prevista dal precedente art. 10 punto 6, dovranno essere autorizzate dal C.E..
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PARTE SETTIMA
Disposizioni finali
Art. 14 – Entrata in vigore
Il presente Regolamento, a seguito dell’approvazione del C.E., entra in vigore a partire dal 4 ottobre 2005.
Lo stesso è aggiornato con delibera del CE in data 14 settembre 2006 e 27 settembre 2006.
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